Sollicitant
Informatie voor mensen die solliciteren naar een functie bij Shell, een wervingsevenement bijwonen of een assessment bij Shell ondergaan.
-
Wat valt er onder deze privacyverklaring?
Deze Privacyverklaring – Werving Shell Groep geeft informatie over persoonsgegevens die verwerkt worden door een vennootschap binnen Shell met betrekking tot mensen die solliciteren naar een functie, een wervingsevenement bijwonen of een assessment ondergaan bij een vennootschapbinnen de Shell Groep (‘Shell’). Het gaat hierbij om toekomstige medewerkers, stagiairs en contractanten.
In deze verklaring vindt u uitleg over: welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang we de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens en deze kunt bijwerken, en waar u nadere informatie kunt krijgen.
In aanvulling op deze privacyverklaring kunnen er in de landen waarin wij actief zijn afwijkende privacyverklaringen gelden die tegemoetkomen aan de lokale gebruiken en wettelijke eisen. Alle verklaringen worden altijd beheerst door toepasselijk recht. Voor degenen die met succes naar een functie hebben gesolliciteerd of als stagiair of contractor zijn aangenomen, geldt de Privacyverklaring – Persoonsgegevens van medewerkers, contractors en familieleden binnen de Shell Groep.
-
Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?
Shell International BV, een in Nederland geregistreerde vennootschap met registratienummer 27155369, gevestigd te Carel van Bylandtlaan 30, 2596 HR Den Haag, Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens namens haarzelf of de vennootschap binnen Shell waar u in dienst bent of onder contract staat.
Verklaring voor kinderen onder de 16 jaar die zich willen aanmelden voor een onderwijsprogramma of innovatie-evenement dat door Shell wordt gesponsord
Als je jonger bent dan 16 jaar (of ouder, als een lokale privacyverklaring dat bepaalt), verzoeken we je om ons niet je persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres of e-mailadres) te sturen. Als je toch met Shell contact wilt opnemen op een manier waardoor je genoodzaakt bent je persoonsgegevens te versturen (zoals voor onderwijs- of innovatie-evenementen), vraag dan je ouder of voogd om dit namens jou te doen.
-
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot degenen die solliciteren, een wervingsevenement bijwonen en/of een assessment ondergaan (‘Sollicitanten’) alleen voor legitieme doeleinden in de volgende categorieën:
Human Resources en personeelsbeheer
- Sollicitaties, resultaten van sollicitatiegesprekken en assessments:
- Persoonlijke contactgegevens;
- Managementrapportage en analyse inclusief statistische analyse en onderzoek betreffende de kwaliteit van het wervingsproces;
- Interne audits en onderzoeken;
Pre-screening van Sollicitanten
Wij voeren een screening uit van alle sollicitanten die wij van plan zijn een dienstverband, indienstneming of stage aan te bieden (al naar gelang het geval). Deze screening vindt plaats vóór de bevestiging van het aanbod en voor de volgende doeleinden:
- controle van de informatie die een Sollicitant tijdens het screenings-/sollicitatieproces verstrekt. Dit omvat het natrekken van informatie bij huidige/vorige werkgevers en onderwijsinstellingen. In dit opzicht worden er pas stappen ondernomen als de Sollicitant bevestigt dat de controle kan plaatsvinden.
- screening van Sollicitanten aan de hand van openbare of door de overheid afgegeven sanctielijsten en mediabronnen. Deze screening vindt plaats om verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, de bedrijfsmiddelen en medewerkers/contractanten van Shell te beschermen en met name om ervoor te zorgen dat Shell wetgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven.
Persoonsgegevens met betrekking tot (verdenking van) strafbaar gedrag, strafbladen of strafzaken betreffende strafbaar of onrechtmatig gedrag kunnen in het kader van de screening voorafgaand aan een dienstverband of indienstneming worden verwerkt, maar uitsluitend om de nakoming van verplichtingen op grond van wet- en regelgeving te waarborgen en/of voor zover dit wordt toegestaan of vereist door lokale wetgeving.
Geautomatiseerde besluitvorming
Alle Sollicitanten moeten vragen beantwoorden die nodig zijn om te kunnen waarborgen dat personen rechtsgeldig een contract aangaan met een vennootschap van Shell in het geval hun sollicitatie succesvol verloopt. Daarnaast maken wij voor afgestudeerden die bij ons in dienst willen komen gebruik van een online assessment tool die de geschiktheid voor een dienstverband beoordeelt. Omwille van de objectiviteit gebeurt dit op basis van geautomatiseerde besluitvorming. In deze gevallen wordt u hierover geïnformeerd en krijgt u de gelegenheid deze geautomatiseerde besluiten te laten beoordelen door of namens een lid van het Shell recruitment team. Tenzij u daarover specifiek wordt geïnformeerd tijdens het wervingsproces, vindt er geen andere geautomatiseerde besluitvorming plaats om de geschiktheid voor een dienstverband of indienstneming als contractor te beoordelen.
Bijzondere categorieën gegevens (‘gevoelige persoonsgegevens’)
Ten behoeve van werving mogen persoonsgegevens met betrekking tot de gezondheid alleen worden verwerkt voor zover dat strikt noodzakelijk is en wettelijk vereist of toegestaan is voor doorvoeren van aanpassingen aan het wervingsproces, het beoordelen van de geschiktheid en inzetbaarheid voor functies en het beschikbaar stellen van voorzieningen op de werkplek in verband met gezondheidsproblemen.
Daarnaast kunnen we om gelijke kansen voor mannen en vrouwen op werk te waarborgen zoals vereist of toegestaan bij wet, ook gegevens over sollicitanten verzamelen, waaronder hun nationaliteit, ras en/of etnische afkomst.
-
Voor welk doel verwerken we persoonsgegevens van sollicitanten?
Persoonsgegevens van Sollicitanten worden alleen verwerkt:
- om op verzoek van de sollicitant stappen te ondernemen vóór het aangaan van een contract;
- indien dit nodig is voor het nakomen van een verplichting waaraan de betreffende Shell vennootschap(pen) gebonden is/zijn uit hoofde van geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeid- en sociale zekerheidsrecht ;
- indien dit nodig is om gerechtvaardigde belangen van Shell (zoals het toezien op de nakoming van wettelijke verplichtingen anders dan verplichtingen die verband houden met arbeid of sociale zekerheid, de bescherming van bedrijfsmiddelen en reputatie van Shell en medewerkers en contractanten van Shell), tenzij deze belangen wijken voor het hogere belang van de fundamentele rechten en vrijheden van de Sollicitant; of
- (als dit wettelijk verplicht is) met de uitdrukkelijke toestemming van de Sollicitant.
In geval verwerking gebaseerd is op uw toestemming en tenzij geldend recht anders bepaalt, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit is niet van invloed op de geldigheid van de verwerking van gegevens vóór het moment dat u uw toestemming heeft ingetrokken.
-
Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden (of voor een secundair doel dat daarmee nauw verwant is, zoals opslag ervan) en worden alleen op basis van een streng gehandhaafd 'need-to-know'-beginsel gedeeld met:
- Andere vennootschappen in de Shell Groep, waaronder vennootschappen buiten uw locatie en/of de Europese Economische Ruimte (EER); en
- Geautoriseerde vertegenwoordigers, dienstverleners en/of onderaannemers van Shell, met name derden die namens Shell referenties en achtergrondinformatie controleren;
- Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan de betreffende Shell-vennootschap(pen) moet(en) voldoen of indien dit is toegestaan op grond van toepasselijke lokale wetgeving.
-
Overdracht van persoonsgegevens
Indien persoonsgegevens worden overgedragen aan vennootschappen binnen Shell en/of geautoriseerde derden buiten uw land (waaronder ook buiten de EER), nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om de persoonsgegevens te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer Binding Corporate Rules (bindende bedrijfsregels) voor de uitwisseling binnen de Shell Groep en door de Europese Commissie goedgekeurde overdrachtmechanismen voor uitwisseling met derden in landen die geen voldoende mate van bescherming van gegevens bieden alsmede aanvullende maatregelen waar geldend recht dat vereist. Neem contact op met privacy-office-SI@shell.com voor een kopie hiervan.
-
Veiligheid van uw persoonsgegevens
Gezien de aard van de Shell Groep kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen naar landen buiten uw locatie, waaronder landen buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat het geval is, nemen we maatregelen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten beschermd blijven, in overeenstemming met de interne regels van Shell en toepasselijk recht. We zullen u alleen om toestemming voor deze overdracht van persoonsgegevens vragen als dit volgens de lokale wetgeving vereist is.
Wij hebben technologische oplossingen geïmplementeerd en beleidsregels aangenomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang en onjuist gebruik van deze gegevens en wij zullen deze maatregelen, waar nodig, aanpassen wanneer hiervoor weer nieuwe technologie beschikbaar komt.
-
Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van afgewezen sollicitanten bewaren we maximaal 2 jaar na afronding van het wervingsproces of assessment, tenzij de sollicitatie betrekking heeft op een functie (bij een vennootschap) in Rusland (3 jaar). Dit om de naleving van lokale wettelijke eisen te waarborgen.
In alle gevallen kan informatie a) langer worden bewaard als er krachtens wet- en regelgeving reden is om dat te doen (de informatie wordt dan verwijderd als deze niet langer nodig is voor de doelstelling van die wet- en regelgeving) of b) korter worden bewaard als de betreffende persoon bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er geen legitieme reden meer is om deze te bewaren.
Als uw sollicitatie succesvol is, worden de persoonsgegevens die zijn verzameld tijdens het wervingsproces bewaard volgens de Privacyverklaring – Persoonsgegevens van Medewerkers, Familieleden en Contractanten, waarvan u bij aanvang van uw dienstverband, indienstneming of stage een kopie ontvangt of waartoe u toegang krijgt.
-
Wat zijn de gevolgen als ik gegevens niet verstrek?
Gevraagde persoonsgegevens die u als Sollicitant verstrekt, zijn nodig om te voldoen aan wettelijke eisen en/of voor het aangaan van een contract met u (of in geval u contractor bent, uw werkgever/dienstverlener). Als u ons gevraagde gegevens, die beperkt blijven tot de voor deze doeleinden verplichte informatie, niet verstrekt, heeft dit mogelijk invloed op uw selectie voor een dienstverband of of stage.
-
Uw rechten
Wij streven ernaar om de informatie die we over u hebben zo nauwkeurig mogelijk te houden. Sollicitanten kunnen toegang krijgen tot hun persoonsgegevens, correctie of verwijdering van persoonsgegevens verzoeken (maar alleen als deze niet langer nodig zijn voor een legitieme doelstelling) of verzoeken om beperking van de verwerking van hun gegevens. Neem contact op via http://www.shell.com/careers/contact-us.html
-
Met wie kan ik contact opnemen voor nadere informatie?
Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via Privacy-Office-SI@shell.com of met de Shell Group Chief Privacy Officer bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162 2501 CR DEN HAAG.
Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens door Shell, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw eigen autoriteit voor gegevensbescherming of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, bezoekadres Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag. Ga voor meer informatie naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Voor gegevens over de plaatselijke functionaris gegevensbescherming (indien die er is) en voor informatie over uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming verwijzen wij u naar de lokale privacyverklaringen. Wij kunnen u op verzoek de contactgegevens verschaffen; neem hiervoor contact op met Privacy-Office-SI@shell.com.
-
Cookies en vergelijkbare technologieën
Shell kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën die tot doel hebben informatie tijdens uw bezoek aan een website van Shell te verzamelen en op te slaan. Hierdoor kan Shell uw internetbrowser identificeren en gegevens verzamelen over uw gebruik van een website van Shell, welke pagina's u bekijkt en de duur van uw bezoek. Bij een volgend bezoek aan onze website worden uw gegevens herkend. Op deze manier kunnen we uw gebruikservaring van onze website(s) verbeteren. Cookievoorkeuren kunt u instellen via uw browser – ga voor meer informatie naar het Cookiebeleid van Shell op http://www.shell.com/cookie-policy.html
-
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 januari 2018.